Ghid
VIES nu valideaza codul de TVA: cauze si solutii
Cand VIES returneaza invalid pentru un cod de TVA, cauzele sunt de obicei patru: firma este inregistrata in scopuri de TVA doar national, nu si pentru operatiuni intracomunitare; codul a fost anulat; codul este scris gresit sau cu prefix lipsa; sau serviciul statului membru este temporar indisponibil. Pana lamuresti cauza, nu facturezi cu scutire intracomunitara.
Ce verifica de fapt VIES?
VIES (VAT Information Exchange System) nu este o baza de date proprie a Comisiei Europene. Este o interfata care intreaba, in momentul cautarii, baza de date a statului membru respectiv. Raspunsul "valid" inseamna ca, in acel moment, codul este inregistrat pentru operatiuni intracomunitare in acel stat. Raspunsul "invalid" inseamna ca statul membru nu l-a confirmat, din oricare dintre cauzele de mai jos.
Cauza 1: firma este platitoare de TVA, dar nu apare in VIES
In Romania, inregistrarea in scopuri de TVA (art. 316 Cod fiscal) nu inseamna automat inscrierea in Registrul operatorilor intracomunitari. De la abrogarea acestui registru, codul RO valid ar trebui sa apara in VIES, dar exista intarzieri de sincronizare si situatii de inregistrare speciala (art. 317) pentru firme neplatitoare de TVA care fac achizitii intracomunitare: acestea au cod RO valid in VIES, dar nu au drept de deducere si nu pot emite facturi cu TVA in regim normal. Verifici ambele: statusul pe ANAF si raspunsul VIES.
Cauza 2: codul a fost anulat
Anularea inregistrarii in scopuri de TVA, la cerere sau din oficiu, scoate codul din VIES. Daca partenerul a fost valid la semnarea contractului si invalid acum, situatia lui s-a schimbat intre timp. Cauza se verifica pe registrul national (ANAF pentru Romania).
Cauza 3: format gresit
Fiecare stat are un format propriu: RO urmat de 2-10 cifre, DE urmat de 9 cifre, IT de 11, HU de 8, si asa mai departe. Cele mai frecvente erori: prefixul lipsa, un zero in plus, spatii sau puncte in cod, confuzia intre codul fiscal si codul de TVA (in unele state sunt diferite). Inainte sa concluzionezi ca partenerul are o problema, verifici ca ai introdus exact codul de pe factura lui.
Cauza 4: serviciul statului membru nu raspunde
VIES returneaza uneori o eroare de tip "serviciu indisponibil" pentru un anumit stat. Nu este un raspuns "invalid", este lipsa de raspuns. Reincerci mai tarziu. Daca faci verificarea printr-un sistem automat, sistemul trebuie sa distinga cele doua situatii si sa nu marcheze partenerul invalid din cauza unei indisponibilitati.
Ce faci pana se lamureste?
- Nu emiti factura cu scutire intracomunitara. Daca livrarea nu mai poate astepta, facturezi cu TVA romanesc si corectezi ulterior, daca partenerul dovedeste validitatea.
- Ceri partenerului un certificat de inregistrare in scopuri de TVA de la autoritatea lui fiscala.
- Pastrezi dovada verificarii VIES cu data si numarul de consultare (VIES ofera un identificator al cererii): la control, aceasta dovada arata ca ai verificat cu buna-credinta.
Cat de des verifici?
Regula prudenta: la fiecare factura intracomunitara semnificativa, nu doar la contract. Pentru partenerii recurenti, verificarea manuala devine repetitiva. Cu abonament, platforma verifica VIES la interogare pentru fiecare partener din portofoliu si marcheaza in digest schimbarile de la valid la invalid, cu distinctia intre "invalid" si "sursa indisponibila".
Surse oficiale citate
- Comisia Europeana, VIES (ec.europa.eu/taxation_customs/vies) si intrebarile frecvente VIES
- Legea 227/2015 privind Codul fiscal, art. 316 si art. 317
- ANAF, Registrul persoanelor impozabile inregistrate in scopuri de TVA